08/08/2018 por Bruno Barreto
O mapeamento de processos (https://www.metaconsultoria.com/mapeamento-de-processos/) é uma técnica muito utilizada por empresas que estão em grande crescimento, com uma elevação agressiva no número de funcionários, como Startups, e que necessitam de uma estruturação nas atividades internas. Além disso, é frequentemente demandada por empresas que têm procedimentos variados e que necessitam de uma padronização dos processos para que haja um controle da qualidade mais efetivo. E por fim, organizações que pretendem adquirir um diferencial competitivo dentro do mercado e buscam uma otimização dos processos, com o intuito de se trabalhar de forma mais enxuta e inteligente, produzindo mais com menos. O artigo tem por objetivo mostrar algumas metodologias usadas e também ferramentas para este tipo de serviço.
Metodologias
Existem metodologias diversas, iremos apresentar aqui as que são mais utilizadas em nossas consultorias: ANSI, swimlane e BPMN.
ANSI
Este tipo de simbologia é o mais simples, costuma ser o mais fácil de entender, porém, a sua análise é ruim comparada às outras. Sem a ajuda de outras ferramentas, como a Matriz SIPOC, não é fácil pensar em otimizações que impactam de forma representativa o processo. Em seguida, é apresentado um exemplo deste tipo de metodologia.
Swimlane
Agora neste tipo, há uma evolução: a separação em raias, sendo mais fácil para quem lê saber qual setor faz o quê. A simbologia em si não tem muita diferença da última, porém com essa divisão, é possível observar mais oportunidades de otimização, seja através de uma sobrecarga ou atividade desnecessária para o setor. Além disso, pode ser muito útil para padronizações de processos, por conta dessa separação, sendo mais fácil de treinar os futuros colaboradores e controlar a qualidade da produção, seja de produtos ou serviços. A seguir podemos observar um exemplo.
BPMN (Business Process Model Notation)
Esta metodologia, hoje, é a mais usada no mercado, por conta da riqueza de informações que é passada através da modelagem de processos. No BPMN, é possível observar a comunicação entre as áreas, como o Swimlane, mas também o que é gerado nas atividades e de que maneira é feita. Isso tudo facilita a otimização dos processos, seja na sobrecarga de um colaborador, processo desnecessário para o setor, utilização de muitas ou poucas ferramentas, ou o modo que é realizado o processo (manual, no computador ou automatizado) não é adequado. É muito utilizado em empresas da área da Tecnologia da Informação, principalmente em Startups e empresas que trabalham com softwares.
Ferramentas
Para a aplicação das metodologias ditas anteriormente, precisamos de ferramentas. Existem dos mais variados softwares para realizar a modelagem dos processos, como MS Visio, Bizagi, Aris, Draw, entre outros. Porém, precisamos escolher aquele que seja mais adequado para o cliente ou projeto, não existe a melhor ferramenta de todas. É preciso avaliar custo benefício, demanda do cliente, cultura organizacional e a facilidade de usabilidade para o cliente. Com isso, iremos destacar dois softwares para falar mais, por serem as mais usadas em nossas consultorias: MS Visio e Bizagi.
MS Visio
Esse programa é muito usado para os projetos de mapeamento de processos, e um dos motivos disso é a facilidade de uso e a versatilidade. O MS Visio apresenta um layout muito intuitivo, tendo a simbologia com o seu significado do lado da modelagem, isso ajuda no entendimento da metodologia, é um software muito didático, como podemos ver na figura a seguir:
Além disso, o Visio tem uma característica única em relação aos outros programas: a versatilidade. Nele pode-se encontrar modelos para as diversas ferramentas, como: Diagrama de Causa e Efeito, Casa da Qualidade, Matriz SWOT e até desenho de layout.
Bizagi
Esse é um programa usado em nossa consultoria de processos, é o mais adequado para o mapeamento em BPMN. Como o Visio, o Bizagi é muito intuitivo de se trabalhar, apresenta a simbologia ao lado da modelagem para facilitar o uso, como é mostrada na figura a seguir:
Um diferencial muito interessante desse software é a simulação do processo. Por meio disso, podemos ver, através de estatística, qual etapa do processo está falhando, mostrando de forma visual onde é a oportunidade de ganha no mapeamento de processo, tornando o trabalho mais produtivo.
O que achou dessa explicação? Gostaria de entender melhor o serviço de mapeamento de processos? Contate-nos pelas nossas redes sociais ou peça sua consultoria!
